Las facturas y otros documentos elaborados antes de 19/08/2008 por imprentas autorizadas de conformidad con la Providencia No 0592, cumpliendo con los requisitos exigidos en la Providencia No 0591, podrán utilizarse hasta agotar su existencia o se produzca algunas de las causas que impida su utilización. Luego de ello, deberán emitirse de conformidad con lo dispuesto en la Providencia Administrativa No 0257, en cuyo caso deberán solicitar por escrito, a las imprentas autorizadas, la elaboración de nuevos formatos y formas libres, indicando el número de control inicial y el final, a objeto de mantener su continuidad.
En fecha 19 de agosto de 2008, se publicó en Gaceta Oficial N° 38.997, la Providencia N° 0257 relativa a las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos, la cual deroga a la Providencia N° 0591.
En esta oportunidad, les presentamos las diferencias sustanciales encontradas entre la normativa vigente y la normativa recién derogada, debidamente enumeradas para una más fácil visualización.
1. Se engloba a todos los sujetos objeto de la aplicación de la normativa, agrupándolos en tres numerales en lugar de cinco, tal como lo tenia la Providencia 0591. (Artículo 2)
2. Se elimina la frase “manual o mecánicamente” para las facturas emitidas sobre formatos elaborados por imprentas. Los medios de emisión de facturas, notas de débito y notas de crédito continúan siendo: 1. Formatos elaborados por imprentas autorizadas; 2. Formas libres elaboradas por imprentas autorizadas; 3. Máquinas Fiscales. (Artículo 6)
También se eliminó el apartado, que anteriormente establecía que no se podían emitir documentos para amparar operaciones de exportación a través de máquinas fiscales.
3. Se establecen las definiciones de Formato, Forma libre y Sistemas computarizados o automatizados para la emisión de facturas y otros documentos. (Artículo 7)
4. Se eliminó la obligación de los hoteles, casas de huéspedes, campamentos y otros lugares de alojamiento a usar máquinas fiscales.Se obliga a usar máquinas fiscales en los siguientes casos: a) Venta de productos farmacéuticos, medicinales, nutricionales, ortopédicos, lentes y sus accesorios; y b) Venta de equipos de computación, sus partes, piezas, accesorios y consumibles, así como la venta de equipos de impresión y fotocopiado, sus partes, piezas y accesorios. Se eliminó la obligación de emitir notas de crédito y débito manual o mecánicamente, cuando la máquina fiscal no posea tal funcionalidad. (Artículo 8)
5. Se permite la utilización simultánea de dos medios para emitir facturas y notas de débito o crédito, cuando el usuario realice operaciones en donde deba emitir, por solicitud del cliente, más de una copia de la factura. (Artículo 11)
6. El formato de la fechaque se debe utilizar en las facturas, eliminó el uso de los guiones como separador; estableciendo que los dígitos podrán separarse por caracteres en blanco, o separadores tales como puntos, guiones y barras, entre otros.
7. En cuanto a los requisitos de las facturas de exportación, se elimino en el numeral 1 las palabras “de exportación”, es decir, aunque la factura se emita para soportar una operación de exportación de bienes o servicios, solo debe contener la palabra “factura”. (Artículo 17)
8. El encabezado del artículo 18 que trata de las facturas emitidas en el extranjero, modifica la expresión de “personas no domiciliadas” por “personas no residentes”. Queremos interpretar que esta modificación fue un error material al momento de redactar la norma, ya que es difícil creer que se estén utilizando ambos conceptos como sinónimos.
9. Entre los requisitos que deben contener las notas de débito y crédito emitidas por máquinas fiscales, se agrega una nueva obligación de contener el número de control de la factura que soportó la operación, si esta fue emitida sobre un formato o forma libre. (Artículo 24)
Interpretamos que la frase final “o forma libre” es otro error material, ya que lasformas libres no constituyen un medio alterno de emisión de facturas cuando se usan máquinas fiscales.
10. Se debe reflejar en los formatos elaborados por imprentas autorizadas la palabra “serie” cuando corresponda y los caracteres que la identifiquen y diferencien. (Artículo 29)
11. Se establece por separado, los datos que deben reflejar las formas libres. También establece que en tales formas libresno se podrá colocar la denominación y el número del documento. (Artículo 30)
12. En cuanto a la emisión de facturas por cuenta de terceros, ahora se obliga a reflejar la siguiente información en la factura:
-Describir la venta del bien o servicio, con la indicación de la cantidad y el monto.
-Especificar el monto total de la base imponible del IVA.
-Especificar el monto total del IVA.
-Indicar el valor total de la venta de bienes, o prestación de servicios o la suma de ambos.
-En caso de operaciones expresadas en moneda extranjera, reflejar el equivalente en moneda nacional indicando el monto total y el tipo de cambio aplicable.
Adicionalmente se establece la obligación de entregarle al sujeto a favor de quien se emite la factura, una copia certificada de la copia de la misma, a más tardar dentro de los cinco (5) días del mes siguiente. (Artículo 31)
13. Se podrá reflejar en el reverso de la factura únicamente la siguiente información: a) Nombre y apellido o razón social, domicilio fiscal y número de RIF del emisor; b) La razón social y el número de RIF de la imprenta autorizada; c) Número y fecha de la Providencia Administrativa de autorización para la elaboración de documentos otorgado a la imprenta; d) Los números de Control asignados por la imprenta expresado de la siguiente manera: “desde el N°… hasta el N°…”; y e) La fecha de elaboración del formato o la forma libre. (Artículo 32)
14. Se eliminó la norma que otorgaba la posibilidad al emisor de seguir los modelos de facturas y otros documentos emitidos sobre formatos o formas libres, que el SENIAT colocara a disposición en su Portal Fiscal.” (Artículo 34)
15. Se puede omitir la generación física de copias de facturas en los siguientes supuestos: a) Se emitan mensualmente más de cinco mil (5.000) documentos sobre formas libres; b) Sea conservada una imagen digital de cada documento original; c) Se registren las operaciones en el libro de venta, indicando, adicionalmente a los datos exigidos en las normas tributarias, el número de control de las formas libres utilizadas; d) No sea uno de los sujetos a que hace referencia el Artículo 8 de esta Providencia; y e) Se transmitan mensualmente las operaciones efectuadas a la Administración Tributaria, según las especificaciones determinadas por ésta en su Portal Fiscal.
Igualmente se exige que las imágenes digitales de los documentos deben ser conservados en medios electrónicos o magnéticos que impidan su alteración y estén protegidos contra virus o daños que imposibiliten su visualización. (Artículo 36)
16.Se eliminó la obligación de destruir las facturas y otros documentos que no se utilizaron, cuando se produjera la revocatoria de la autorización otorgada a la imprenta.
Se establece un plazo de quince (15) días continuos para solicitarle al SENIAT la autorización de destrucción de los documentos inutilizados. (Artículo 39)
17. Se eliminó la norma que prohibía la contratación de más de una imprenta para realizar las facturas y otros documentos. (Artículo 39)
18. En caso de requerir formatos, se debe indicar el número de documento inicial y el final. Se establece además, que la numeración del secuencial numérico es de hasta ocho (8) dígitos. (Artículo 43)
19. Las facturas y otros documentos elaborados conforme a la Resolución 320 podrán ser utilizados hasta el 31 de Agosto de 2008 o hasta agotar su existencia.
20. La Providencia entró en plena vigencia el día de su publicación en la Gaceta Oficial, lo cual ocurrió el 19 de Agosto de 2008; y su aplicación entrará en rigor a partir del 01 de Septiembre de 2008.
